Als secretaris bestuursbureau ben je verantwoordelijk voor het de planning en het tot stand komen van het jaarplanproces en verantwoordingsrapportages, inclusief jaarverslag aan het ministerie van Volksgezondheid.

Regelmatig zit je aan tafel met de verschillende inhoudsdeskundigen binnen het CIZ. Je bespreekt dan de prioriteiten die gegeven worden aan onderwerpen, stappen die genomen moeten worden of resultaten die behaald zijn. Je beoordeelt de inhoud en leert de samenhang te leggen tussen CIZ thema’s en onderwerpen. Je beoordeelt correctheid, volledigheid en logica, en zoekt zo nodig aanvullende informatie op.

Je hebt organisatie- en omgevingssensitiviteit, weegt belangen van verschillende stakeholders af en weet dit zorgvuldig en in begrijpelijke tekst te verwoorden. Je haalt breed feedback op, op je concept document en verwerkt dit gewogen. Hierbij heb je oog voor het proces, bewaak je deadlines. Je werkt nauw samen met de afdeling control en voor het jaarverslag met de afdeling communicatie. Je komt met suggesties om het proces te verbeteren.

Hiernaast fungeer je als spil bij de agendavoorbereiding voor het tweewekelijks managementoverleg. Je plant de overleggen en tweedaagsen. Je beoordeelt de agendapunten en voorleggers inhoudelijk op kwaliteit en effectiviteit, zodat het management zich gericht kan voorbereiden en slagvaardig kan vergaderen. Je stelt de agenda op, verspreidt tijdig de stukken en notuleert roulerend met andere collega’s het overleg.

Ook voer je in afstemming met de bedrijfsjuristen wijzigingen door in het bestuursreglement, mandaatregeling, of regelementen Raad van Advies, en Audit Advies Commissie.

Met wie ga je samenwerken? Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau team. Dit team bestaat uit bedrijfsjuristen, privacy officers, een functionaris gegevensbescherming, een adviseur bestuursondersteuning, en bestuurssecretaresses. Het team valt onder aansturing van de bestuurssecretaris. Door jouw werk onderhoud je eigenlijk door de hele organisatie contacten, op de verschillende afdelingen en teams, op de verschillende locaties. Dit gebeurd tijdens live afspraken of teams-overleggen. Dit zijn zowel de inhoudelijk specialisten voor bepaalde onderwerpen, waarnaast je ook contact hebt met de managers van teams of afdelingen.